メールが相手に届いているかの確認と催促文章
これ知っておけばOK!
● メールが届いているかの確認と催促文章
相手＆取引先に届いているかどうか不安の確認&催促メール
メールを送信後、
相手先 ＆ 取引先に対して
きちんと届いているかどうかの確認方法と催促文章になります。
いずれも1990年代より現在に至るまで
当方が経験してきたトラブル解決策となっております。
メールを送信後、
相手から返信がなければ…？
（何の音沙汰もない場合）
メールが正常に届いているかどうか
”不安になってしまう時”がありますね。
そんな時には遠慮しないで
催促としての確認メールを 「再送信する事が何よりも大切」になります。
これはプラベートでもビジネス上の取引でも
共通して申し上げられる内容になります。
再送した方が良い理由として
何らかのトラブルによる メールエラーが発生してしまい 正常にメールが送信が出来ていない可能性も十分考えられるからです。
当方が過去に経験した
ケース事例としまして
１．メールのサーバーエラー
メールは送信側 ＆ 受信側のどちらで
エラーが発生した場合には「メール不着」になります。
手っ取り早い解決策として
皆様が利用しているネット回線のプロバイダー契約先 or 独自ドメインメールの場合にはレンタルサーバー会社の「障害情報＆メンテナンス情報」を公式サイトでチェックする事が理想となります。
もちろん、相手方にも確認してもらう必要があるのですが…
返信がない場合には連絡の取りようがありません。
但し、近年ではメールサーバーによるトラブルは滅多に起きる事ではありません。
それでも極まれのケースとして
数年起きに一度は障害トラブルが発生しますので、油断なりません。
参考までに当方ではGoogleのメールサーバー（旧GoogleApps時代～G-Suite）を利用しておりましたが…？
2010年代までは「年1回」or「2～3年に1回」の頻度で発生しておりました。
2020年の新型コロナ以降ではトラブルは皆無となっております。
その後、G-Suiteが有料化に伴いまして乗り換えてしまいました。
２．うっかり送信ミス
メールを送信したかどうかの確認方法として
きちんと”送信済みフォルダ”に入っているかを要チェックです。
本当の理想としましては
送信する度に「送信済み」を
チェックする事をおすすめいたします。
当方では送信する度に
必ずチェックするように心掛けまして
今となっては癖（くせ）になってしまっています。
３．相手側の「迷惑メールフォルダ入り」になってしまっているケースもあります。
そんな事態を起こさないためにも
迷惑メールフォルダ入りになってしまう対策として
再送信時には”普段使用していない違うメールアドレスから再送する方法”がおすすめですね。
当方では1回目の再送信時は同じメールアドレスから再送後します。
それでも相手から音沙汰がなければ、
違うメールアドレスからも再送するように心掛けております。
最終的に上記方法にて相手方と連絡が取れなかったという
最悪な事態は、一度たりともありません（相手方の自己破産除く）
連絡が途絶えかけてトラブルになりかけた事は何度もありますが…
いずれも再送メールのお陰で救われております。
このような些細な事がきっかけで
お互いに誤解を生まない意味を含めまして
メールを再送信して「再確認」する事が何よりも大切だと思っております。
一見しますと…？
「催促メールは相手に悪い…」といった
良い意味でも悪い意味でも日本人ならではの
相手への配慮と気を遣いがちではありますが、
何らかのトラブルにより口論に発展してしまったり
二度と連絡が取れなくなってしまうより「100倍マシ」となります。
これは過去の経験からも間違いなさそうでありました。
◆ 催促メールを送るタイミングについて
こればかりは相手とメールをやり取りしている
頻度＆状況によるとは思うのですが、
一般的には「1日～2日」
もしくは
最長でも3日以上経過しても 相手から何も音沙汰（返信）がなければ…
過去の経験としても
絶対に”確認メールを送るべき”だと思っております。
というよりも、当方では常にそのように心掛けておりました。
そんな時に相手方に対して失礼にあたらないように
どんなメール文章（文面）を送れば良いのか迷われますね？
相手先・取引先にメールが届いているかどうか？
不安の確認 & 催促メールについては
ぜひ下記をご活用下さいませ。
様 いつもお世話になっております、○○です。 お忙しい中、誠に申し訳ございません。 先日、メールをお送りさせて頂いたのですが、 無事に届いていらっしゃいますでしょうか？ 大変ご面倒おかけして恐縮なのですが、
当方ではメール不着やトラブルを防ぐ意味を含めまして 【24時間経過 or 2日 or 3日】経過して返信なければ、 必ず再送するように心掛けております。
※ ※ ※ 【】この部分を自由に書き換えて下さいませ ※ ※ ※
お忙しいと思いますが、お手すきの際にでも、 ご連絡をいただけますと大変助かります。 よろしくお願い申し上げます。
ぜひ１つの参考にして頂ければ幸いです。
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