メールが相手に届いているかの確認と催促文章

● メールが届いているかの確認と催促文章
相手&取引先に届いているかどうか不安の確認&催促メール
メールを送信後、相手先&取引先に
きちんと届いているかどうかの確認方法と催促文章になります。
いずれも1990年代より現在に至るまで
当方が経験してきたトラブル解決策となっております。
メールを送信後、相手から返信がなければ…?
メールが正常に届いているかどうか不安になってしまう時がありますね。
そんな時には遠慮しないで
催促の確認メールを「再送信する事が何よりも大切」になります。
これはプラベートでもビジネス上の取引でも共通して申し上げられる事になります。
再送した方が良い理由として
何らかのトラブルによるエラーが発生してしまい
正常にメールが送信が出来ていない可能性も十分考えられるからです。
当方が過去に経験したケースとしまして
1.メールのサーバーエラー
メールは送信側 & 受信側のどちらで
エラーが発生した場合にはメール不着になります。
一番の解決策は、皆様が利用しているネット回線のプロバイダー or 独自ドメインメールの場合にはレンタルサーバー会社の障害情報&メンテナンス情報を公式サイトでチェックする事が理想となります。
相手方にも確認してもらう必要があるのですが、
近年ではメールサーバートラブルは滅多に起きる事ではありません。
それでも数年起きに1回は障害トラブルが起きますので、油断なりません。
参考までに当方ではGoogleのメールサーバー(GoogleApps時代~G-Suite)を利用しておりましたが…?
2010年代までは年1回 or 2~3年に1回の頻度で発生しておりました。
2020年の新型コロナ以降ではトラブルは皆無となっております。
その後、有料化に伴いまして乗り換えてしまいました。
2.うっかり送信ミス
メールを送信したかどうかの確認方法として
きちんと”送信済みフォルダ”に入っているかを要チェックです。
本当の理想としましては、送信する度にチェックする事をおすすめいたします。
当方では送信する度に必ずチェックするように心掛けて癖になってしまっています。
3.相手側の「迷惑メールフォルダ入り」になってしまっているケースもあります。
そんな事態を起こさないためにも
迷惑メールフォルダ入りになってしまう対策として
再送信時には”普段使用していない違うメールアドレスから再送する方法”がおすすめですね。
当方では1回目の再送信時は同じメールアドレスから送信後、それでも音沙汰がなければ、違うメールアドレスからも再送するように心掛けております。
最終的に上記方法にて相手方と連絡が取れなかったという最悪な事態はは一度たりともありません(相手方の自己破産除く)
このような些細な事がきっかけでお互いに誤解を生まない意味を含めまして
メールを再送信して「再確認」する事が何よりも大切だと思っております。
メールをやり取りしている頻度&状況によるとは思うのですが、
一般的には「1日~2日」
もしくは
最長でも3日以上経過しても 相手から何も音沙汰(返信)がなければ…
絶対に確認メールを送るべきだと思っております。
というよりも、当方では常にそのように心掛けておりました。
そんな時に相手方に対して失礼にあたらないように
どんなメール文章(文面)を送れば良いのか迷われますね?
相手先・取引先にメールが届いているかどうか?
不安の確認 & 催促メールについては
ぜひ下記をご活用下さいませ。
様 いつもお世話になっております、○○です。 お忙しい中、誠に申し訳ございません。 先日、メールをお送りさせて頂いたのですが、 無事に届いていらっしゃいますでしょうか? 大変ご面倒おかけして恐縮なのですが、
当方ではメール不着やトラブルを防ぐ意味を含めまして 【24時間経過 or 2日 or 3日】経過して返信なければ、 再送するように心掛けております
※ ※ ※ 【】この部分を書き換えて下さいませ ※ ※ ※
お忙しいと思いますが、お手すきの際にでも、 ご連絡をいただけますと大変助かります。 よろしくお願い申し上げます。
ぜひ1つの参考にして頂ければ幸いです。
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